「知っているのに使わない」ツールが多い理由 IT製品50種の理解度調査から見えた“定着の条件”

似たようなツールが多すぎて選べない、という悩み

会計ソフト、チャットツール、名刺管理、勤怠管理――。今や業務ごとに「似たような機能を持つITツール」が何種類も存在します。どれも似たような宣伝文句で、実際に使ってみないと違いが分かりにくいのが正直なところです。

そんな中、ITmedia AI+の記事では、IT関連の主要50製品を対象に、現場の担当者に「利用イメージ」や「認知度」を聞き取る調査が行われたと報じられています（詳細は記事末の出典をご参照ください）。単に「知っているかどうか」だけでなく、「実際にどう使われているか」まで掘り下げた点が特徴のようです。

「知っている」と「使いこなせる」は別物

調査結果から浮かび上がったのは、名前だけは知っていても、具体的な使い方や導入メリットをイメージできていない製品が少なくないという点だと報じられています。これは中小企業の現場でもよく見られる状況ではないでしょうか。

例えば「クラウド会計ソフト」と一口に言っても、

• 個人事業主向けの確定申告特化型
• 複数拠点の在庫管理まで含む本格型
• 請求書発行だけに特化した軽量型

など、実際は用途がかなり違います。名前は知っていても「自社にどれが合うか」まで判断できている経営者は多くないというのが実感に近いところです。

浸透するツールに共通する3つの条件

記事で紹介されている分析を踏まえつつ、編集部として中小企業の視点で整理すると、定着しているツールには次のような共通点があると考えられます。

1. 導入のハードルが低い 無料プランや低価格の月額プランがあり、「まず試せる」状態になっている製品は、認知から利用への移行がしやすい傾向にあります。契約前に社内で試用できるかどうかは、特に小規模事業者にとって重要な判断材料です。

2. 既存の業務フローに馴染む 完全に業務を作り替える必要があるツールよりも、今使っているExcelやメールのやり取りに近い形で移行できるツールの方が、現場の抵抗感が少なく浸透しやすいようです。

3. 困ったときに調べやすい 導入後のつまずきをネットの情報や問い合わせ窓口で解決できるかどうかも、定着を左右する要素だと考えられます。利用者が多い製品ほど、ブログやSNSでの解説記事も増え、結果的に「調べれば分かる」状態が作られやすい構造があります。

中小企業がツール選びで意識したいこと

こうした傾向を踏まえると、ツール選定の際には「機能の多さ」だけでなく、以下のような視点を持つことが実務上役立ちそうです。

• 無料期間や低価格プランで実際に触ってみる
• 今の業務のどの部分を置き換えるのか、具体的にイメージできるか確認する
• 同業種・同規模の事業者の導入事例や口コミを探してみる

新しいツールほど機能面での訴求は強くなりがちですが、「使いこなせるかどうか」は認知度や機能一覧だけでは判断できません。今回の調査結果は、その判断の難しさを裏付けるものだと言えそうです。

まとめ

ITツールの数が増え続ける中、名前を知っているだけでは導入判断はできません。今回報じられた調査は、企業がツールを選ぶ際に「使い方がイメージできるか」「業務に馴染むか」を重視すべきだという示唆を与えてくれます。自社に合うツールを見極める際の一つの視点として、参考にしてみてください。

出典: ITmedia AI+ https://kn.itmedia.co.jp/kn/articles/2607/09/news053.html